工作岗位: Assistant General Manager
公司名字: Associa
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工作描述: Associa 在北美拥有超过 225 个分支机构，正在为全球近 500 万居民构建社区的未来。我们的 11,000 多名团队成员凭借无与伦比的教育、专业知识和开拓性创新引领行业。 43 年来，Associa 为社区带来了积极影响和有意义的价值。要了解更多信息，请访问 。职位描述普雷斯科特公司 – 联合广场助理总经理将协助圣地亚哥联合广场现场管理办公室提供各种行政和员工支持服务，并独立开展与协会物业管理和一般业务运营直接相关的办公室工作。工作职责和责任包括但不限于：一般行政
- 问候并协助访问现场办公室的人员。
- 处理和分发传入和传出的邮件和递送；必要时安排从存储中提取和交付文件。
- 及时接听并回复来电。
- 通过电话、电子邮件、书面信函、TownSQ 请求或亲自现场及时答复询问；跟进各种要求和/或转介总经理。
- 组织并准备与协会业务相关的信件。
- 归档并维护房主、供应商等的硬拷贝文件和文档。
- 组织和维护工作空间、文件室和储藏室；提醒总经理供应不足并协助供应库存和分配。
- 处理打印作业、扫描和传真作为一般办公支持。
管理支持
- 协助总经理在目录、计算机 C3 程序中保持相关协会和房主数据的最新状态；更新共享驱动器中的文件和/或相应的活页夹和房主文件。
- 协助总经理准备通讯、传单、会议议程和其他各种文件（例如维护服务或项目、活动、会议等）。
- 协助总经理更新管理报告，编制董事会会议文件和副本。
- 协助总经理准备年度披露和财务报表包、年度会议通知、年度选举投票；在法规或管理文件规定的期限内安排批量邮寄。
- 协助总经理向 TownSQ 发布公告或文件。
- 协助总经理检查所需服务的财产，准备工作清单，并在需要/批准时安排维修。
- 协助总经理就维护问题向供应商获取投标。
- 按要求出席董事会会议。
- 根据需要协助董事会和委员会会议以及社交活动的安排和分解。
- 根据总经理的要求协助董事会成员和社区志愿者。
- 根据需要解除总经理的工作任务。
房主支持
- 协助房主在 TownSQ 上注册并设置自动转账。
- 根据规则分发房主钥匙扣，接收并记录 FOB 号码，接收并记录任何付款。
- 接收业主的会所租赁申请、费用和可退还押金；安排租赁、记录租赁和付款、维护租赁日历/活页夹；检查俱乐部会所钥匙的进出情况以了解预定的租赁情况。
- 根据要求向房主分发建筑、设计和景观申请表和规则。
- 接收并检查建筑、设计和景观申请的完整性。接收并登录房主填写完整的申请表、建筑平面图和相关文件。
- 分配的其他职责。
该职位的薪资范围为每小时 21-23 美元。要求知识、技能、能力
- 熟悉协会管理文件、规则和指南、董事会政策和程序、房主表格/申请及其要求。
- 了解并熟练使用 Microsoft Office 产品（Word、Excel、Outlook 和 Publisher）。
- 熟练操作一般办公设备（复印机、传真机、电话等）。
- 熟练掌握典型商务信函的知识（语法、结构、标点符号、拼写等）。
- 专业沟通技巧（电话、人际、书面、口头等）
- 能够与业主、居民、承包商和公众保持积极、亲切、务实的关系。
- 能够执行行政任务、在没有监督的情况下工作以及与其他员工合作
我们是一个提供平等机会的雇主，所有合格的申请人都将获得就业考虑，无论种族、肤色、宗教、性别、性取向、性别认同或表达、怀孕、年龄、国籍、残疾状况、遗传信息、受保护的退伍军人身份，或受法律保护的任何其他特征。
薪资标准: $21 – 23 时薪
地点: San Diego, CA
发布日期: Fri, 01 Nov 2024 07:38:18 GMT
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