工作岗位: Executive Assistant 2
公司名字: Wayne County Government
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工作描述: 关于我们行政助理 2 向卫生、人类和退伍军人服务部主任提供高级行政支持。 职责包括：管理办公室职能； 支持 DHHVS 主任和部门工作人员； 创建电子表格； 处理信息请求； 研究问题； 跟踪文件； 确保项目步入正轨； 帮助管理和跟踪 HHVS 相关合同； 监控任务和关键日期以确保按时完成任务。 行政助理 2 执行文书职能，例如根据要求或要求准备信件、备忘录和电子邮件、接待访客、安排电话会议、安排 Zoom 和其他会议。所需任务
- 管理和维护高管的日程安排。
- 为高管人员安排差旅。
- 使用 Microsoft Office 365、电子表格、数据库、Adobe 和/或演示软件准备发票、报告、备忘录、信件、财务报表和其他文档。
- 协调和直接办公服务，例如管理电子和纸质文件、部门信函（包括财务电子表格、预算文件、人事档案）以及排除故障和处理会议活动计划、管理 DHHVS 直接报告的专业发展期刊订阅以及组织期刊副本用于检索。
- 接听电话并直接致电适当的各方或接收消息。
- 准备对包含日常询问的信件的答复。
- 打开、分类和分发收到的信件，包括传真和电子邮件。
- 迎接访客并确定是否应该允许他们接触特定的个人。
- 准备议程并做出安排，例如协调午餐会、委员会和其他会议的餐饮。
- 进行研究、汇编数据并准备论文和材料，供 DHHVS 高管和董事考虑和演示。
- 履行一般办公室职责，例如订购用品、维护记录管理数据库系统以及执行基本簿记工作。
- 归档和检索县和 DHHVS 文件、记录和报告。
- 阅读并分析收到的备忘录、提交内容和报告，以确定其重要性并计划其分发。
- 准备信件、备忘录、校对和编辑文件。
- 提供 DAF、PC3 或 P2P 合约协调员支持。 维护适当的合同日志，将合同传递给各个部门。
- 参加会议记录并向参与者分发会议记录
教育要求
- 获得认可大学的副学士学位或文科学位，专注于管理、商业或相关学科，或同等年数的行政/文书经验，此外还具有以下经验。
经验要求
- 三 (3) 年办公室文员/行政经验，最好支持高级或行政管理人员。
- 熟练使用 Microsoft Office 365 应用程序（Excel、Word 和 PowerPoint）。
- 拥有在各种电话系统上接听和转接电话的经验。
- 有公共部门或医疗保健行业经验者优先。
ApplicantPro 发布的职位
薪资标准: $47868 – 76284 年薪
地点: Detroit, MI
发布日期: Fri, 12 Jul 2024 22:42:31 GMT
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