工作岗位: Administrative Assistant – Inspections
公司名字: Recruiting Source
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工作描述: 行政专家 – 检查休斯顿, 德克萨斯州 77057薪资标准：$20/小时。合同一般摘要 负责一般行政职责，其中包括各种复杂的部门支持职能。负责维护检验部门系统。向住房选择券计划 (HCVP) 检查经理和/或助理组长报告。主要职责
- 迎接访客并接听电话，利用良好的客户服务技能和技术将其转接给适当的团队成员。
- 接收、记录、分类和分发部门内邮寄、亲自递送和/或通过传真接收的表格、信件和其他文件。定期检查检验部门传真机中的文件并进行相应分发。
- 接收检查员填写的检查报告，检查准确性并确保已完成将数据输入 Elite 系统，记录客户文件的副本，然后转发给团队在客户文件中归档检查报告。
- 建立和维护系统来联系和安排客户或房东的行动（即检查、重新检查和预约）。
- 当客户或房东要求重新安排预约和检查时，记录并调整时间表。
- 建立检查系统和时间表，邮寄通知信（附一份客户档案副本），并用信件、表格和检查报告记录客户和房东的档案。
- 撰写日常信件，包括信件、备忘录和报告。
- 与HCVP部门行政助理协调部门物资和服务的采购，包括以下相关任务：
- 提交部门供应订单以供批准并维护所有采购记录。
- 保持部门办公用品的充足库存。
- 打开邮票、分类和路由每日邮件、传真以及指定的传入和传出信件的文件。
- 制定和管理部门档案制度（包括清理档案）。
- 准确、及时地维护各种系统、记录、档案、报告和文件。
- 管理该部门的日常活动，以确保与该机构其他部门的高效工作流程。
- 保持 Elite 系统文件准确且最新；进行常规和复杂的计算机数据处理条目。
- 协助准备运营预算、报告等。
- 接收居民和公众的投诉，解决问题或转介给适当的个人。
- 履行一般文书职责，包括打字、归档、计算机数据输入和一般办公设备的操作。
- 履行分配和/或要求的其他职责。
知识、技能和能力
- 了解优惠券计划的法律、法规和政策。
- 了解 HUD 住房质量标准 (HQS)、检查程序以及 HCVP 政策和程序。
- 了解公司组织职能以及一般运营政策和程序。
- 了解秘书实践和程序、商务英语、拼写和标点符号。
- 熟练操作电脑设备和一般办公机器，如个人电脑、复印机、投影设备、音频/视频和加法机。
- 熟练使用 Windows 或兼容使用 Microsoft Office 产品（Word 和 Excel）。
- 能够准确打字，最低打字速度为每分钟 35 个字。
- 能够以口头和书面形式清晰简洁地进行沟通。
- 撰写备忘录和信件的能力。
- 能够创建和维护字母和/或数字归档系统。
- 能够组织复杂的任务，在严格的时间限制下执行任务，并在没有持续监督的情况下准确履行职责。
- 能够理解并遵循口头和书面指示。
- 能够有效地与公众打交道，与其他员工建立和维持有效的工作关系并遵守公司协议。
工作的复杂性/范围
- 员工执行多项相关的日常任务和通常重复的任务。
- 行动方案由既定程序和/或 HCVP 检查经理决定。
- 员工可以协调、整合任务和/或确定任务的优先级。
- 工作必须准确、精确。
- 该员工处理部门记录。
- 未经授权披露部门记录信息可能会给公司带来尴尬。这项工作影响了众多居民、游客和其他寻求信息或帮助的人。
- 严格审查员工的工作是否符合政策和程序要求。
- 接收书面和口头指示。
- 指示中未涵盖的问题或情况通常会提交给主管，但员工有时可能会做出独立决定或查阅现有指南。
监督控制
- 员工没有直接的监督责任。
个人联系方式
- 员工与公司各部门员工、居民、社会公众都有接触。
- 大多数接触本质上都是结构化的，员工应该使用正常的机智和礼貌。
- 有时，联系人可能不合作或敌对，此时可能会要求员工表现出高于平均水平的机智和礼貌。
- 未能礼貌、积极地回应可能会对公司的公众舆论产生不利影响。
- 此类联系的目的是提供信息或帮助、获取公司所需的信息、预约、安排日程、解决投诉并促进沟通。
身体要求/工作环境
- 工作主要是久坐，但可能涉及一些体力消耗，例如跪下、蹲下或举起东西来获取文件和记录，以及因使用计算机和其他办公设备而造成的眼睛疲劳，以及因与员工持续接触而产生的一定程度的压力、居民和公众。
- 工作涉及与办公环境相关的正常风险和/或不适，但通常是在充分冷却、加热、照明和通风的区域中进行的。
最低资格
- 需要高中文凭或 GED。
- 在有执照的商学院或其他认可机构接受过行政或秘书培训和/或在行政办公室拥有两 (2) 年相关秘书工作经验。
- 西班牙语、越南语或普通话双语者优先。
- 未通过业主自我认证 (FOSC) 者优先。
- 住房选择券住房质量标准 (HQS) 认证优先。
- 打字速度最低为每分钟 35 个单词。
- 了解 Microsoft Office 计算机技能 – Word、Excel、PowerPoint。使用标准办公设备，如打字机、个人电脑、复印机、传真机、投影设备、音频/视频和加法机。
- 必须能够保守秘密。
- 可粘合。
- 有效的德克萨斯州驾驶执照。
- 公司车队汽车保险的资格。
免责声明上述陈述旨在描述分配到此分类的人员所执行的工作的一般性质和水平。它们并不旨在被解释为如此分类的人员所需的所有责任、职责和技能的详尽清单。
薪资标准: $20 时薪
地点: Houston, TX
发布日期: Fri, 20 Sep 2024 07:45:46 GMT
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