想在Oregon俄勒冈州找执行助理
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工作岗位: Executive Assistant
公司名字: Oregon Health & Science University
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工作描述: 部门概述教务长的OHSU办公室对与OHSU的学术标准和任务有关的所有学术人员事务，编程以及其他问题提供了战略和运营监督。教务长办公室是我们农村健康计划中五个校园，三个区域校园和各种临床轮换地点的总部。作为大学的首席学术官，教务长为影响学术课程和外展活动的事务提供了领导才能，涉及教师，学生和工作人员，专注于学生访问和成功。教务长办公室通过与副总统，执行副教务长，学术院长，副教务长以及与大学相关的许多其他单位来监督教学计划的质量。此外，教务长负责监督学术和预算计划和优先事项。向教务长办公室的部门经理报告，执行助理将负责为副教务长提供行政支持。员工将负责各种活动，包括：向办公室内的访客致意；准备主管会议文件并协调会议物流；在访问OHSU期间护送VIP；协调副教务长和旅行安排的日历；根据要求协助部门/单位进行每月购买的财务对帐。其他职责可能包括订购办公用品，影印，扫描，归档等。执行助理必须具有出色的时间管理和客户服务技能，以满足内部客户和外部查询的时间敏感要求。执行助理必须以细节为导向，能够在快节奏的环境中多任务，并始终展示专业的举止。执行助理为学生事务副教务长提供行政和项目协调支持，教育改进和创新的副教务长以及入学管理和学术课程的副教务长。执行助理将作为部门经理领导的管理团队的一部分工作，以确保教务长办公室的日常运营，并具有出色的客户服务，并具有诚信。职能/职责对副教务长的行政支持
- 预计该职位将独立管理复杂的计划优先级，并协调副教务长指定的日常活动。
- 学生事务副教务长，教育改进和创新副教务长的日历管理以及入学管理和学术计划的副教务长
- 通过安排和协调会议，协助面对面/虚拟的会议准备和设置，将议程和信息传播材料和信息（包括面试时间表以及登机新员工）来支持副教务长。
- 通过旅行和物流为会议，务虚会和研讨会支持副教务长
项目协调
- 该职位将通过几个项目和活动的项目协调来支持副教务长及其员工。这将包括跟踪项目状态，评估和定期报告。
- 项目示例：NWCCU认证，通过建立路展，跨专业教育支持，支持教育改进和创新项目以及战略计划，以包括招聘资源和手册的发展，支持学生事务。
部门支持
- 该职位将与部门经理和管理员团队紧密合作，以支持各种操作任务和团队项目的单位。
- 通过Kronos计时
- 通过Oracle系统准备付款，合同，对帐，轨道和报告支出。
- 使用营销网站更新
- 购买和维护的计算机和设备；供应订单清单
- 管理收件箱和分类并回复传入的电子邮件
- 在教务长办公室提供客户服务和人员配备
- 教务长管理人员的备份
- 团队项目将不仅限于：参议院颁奖典礼，登上新员工等。
分配的其他职责需要资格四年的总办公室或秘书经验；或者办公室职业或办公技术的副学士学位或证书以及两年的总办公室或秘书经验；或者学士学位和两年的总办公室或秘书经验；或者同等的培训和经验组合。注意：成功完成正式的OHSU行政实习计划将代替一年的经验。其他详细信息预计该职位将在校园内，并有一些混合时间表的选项，最能满足该部门的需求。 （混合位置：一些远程工作以及一些必需的面对面活动。）。周一至周五，可能会根据业务需求，可能有周末活动的时间，通常是上午8点至下午4:30。欢迎所有人俄勒冈州健康与科学大学重视多样化和文化胜任的劳动力。我们为自己的承诺成为一个平等机会，平权行动组织的承诺而感到自豪，该组织不会根据任何受保护的阶级地位，包括残疾状况和受保护的退伍军人身份来歧视申请人。鼓励具有多种背景的个人，以及促进多样性和包容性文化的人。要请求合理的住宿，请致电503-494-5148或aaeo@ohsu.edu与平权行动和平等机会部联系。
薪资标准: $25.9 – 38.86 时薪
地点: Portland, OR
发布日期: Thu, 13 Feb 2025 23:06:30 GMT
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