工作岗位: Senior Administrative Assistant, QA (Contract) 23703
公司名字: Vertex Pharmaceuticals
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工作描述: 职位描述：高级行政助理为部门提供经验丰富的办公室/业务支持。高级行政助理通常直接向国家经理、执行董事或副总裁级经理汇报。理想的候选人将在高级日历管理和规划大型商务会议方面拥有丰富的经验。*** 该职位涵盖产假，预计开始日期为 12/2024 ***主要职责
- 管理指定人员的日历，包括会议安排（内部和场外会议）、接受/拒绝邀请、会议优先顺序、确保会议室安全、订购餐饮以及“当日”后勤和行政支持
- 充当 Vertex 内部技术（即采购、SharePoint、Concur、Vertex U、VLearn 等）的部门资源
- 交换利益相关者的信息并将其整合到部门报告中
- 预订航班/酒店，完成费用报告，并为指定人员安排团队午餐/晚餐和场外会议
- 根据既定的部门程序，优先考虑并处理预约、电子邮件和电话请求；直接处理大多数请求，但将复杂或不寻常的问题转交给更高级的人员
- 协调并帮助准备会议材料，包括会议议程准备/分发、收集/打印会议预读、会议记录或笔记以及组装/编辑 PowerPoint 演示文稿
- 处理团购订单、发票和合同
- 协助访客登记，包括预登记和陪同访客
- 协助新人员进入部门
- 确保现场/办公室的日常实际运营顺利进行，包括：办公用品的库存控制；通过与 IT 和运营与设施人员协调使用计算机、电话和办公设备来提供办公室支持服务；为员工和访客营造愉快而富有成效的氛围。
- 监督与办公服务提供商（例如清洁公司、快递公司、设备技术人员、邮件/运输服务等）的相关本地供应商关系。
- 审查和跟踪办公室预算，可以协助站点的资源规划/分配
- 以高度的谨慎和机智进行运作，以保护在现场/办公室采取的 Vertex 计划的机密性
所需知识/技能
- 具有高级日历管理的丰富经验
- 熟悉 Microsoft Office 产品
- 培养时间管理技能和组织技能，以确定工作和/或多任务的优先顺序
- 注重细节
- 酌情处理敏感和机密信件
薪资范围：$55-$60/小时 申请免责声明：此职位发布是为了在 Vertex Pharmaceuticals（“Vertex”）担任第三方代理合作伙伴的临时职位。被选担任此角色的个人将被提供作为第三方代理合作伙伴的员工的角色；报酬、医疗福利、附加福利以及其他雇佣条款和条件应由第三方代理合作伙伴在提出要约时提供。所提供的薪资范围是发布时对该职位的预期薪资范围的合理估计。实际工资率将基于多种因素，包括技能、能力、经验、地点和/或正在追求的以及法律允许的其他与工作相关的因素。此外，根据联邦和州的要求，该职位将有资格获得加班费申请此职位即表示您同意 Atrium 条款和条件，并指示 Atrium 与 Vertex 分享您的申请材料，其中可能包括您的简历/简历、电子邮件地址或电话号码。有关 Vertex 如何处理与您的工作申请相关的个人数据的更多信息，请参阅 Vertex 的同意 Atrium 条款和条件，包括允许使用您在申请过程中或整个工作期间提供的电子邮件地址和手机号码。预期或实际就业，通知您职位空缺、个人资料、文章、新闻和其他就业相关信息，以及通知您我们或我们的附属公司和合作伙伴提供的特别促销或附加产品和服务（统称为“中庭警报”）。中庭警报可以通过电子邮件、电话或短信发送。您的个人信息将安全地存储在 Atrium 和 Vertex 数据库中。 Atrium 不会将您的个人信息出售给第三方。可能需要支付短信费和数据费。要随时选择退出短信或修改您的 Atrium 警报通信首选项，请通过 与 Atrium 联系。如果您不同意 Atrium 条款和条件，您仍然可以通过电子邮件将您的简历发送给我们的团队来完成此职位的申请，请在电子邮件主题中注明职位名称。无 C2C 或第三方供应商
薪资标准: $55 – 60 时薪
地点: Boston, MA
发布日期: Sun, 03 Nov 2024 06:03:00 GMT
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