工作岗位: ADMINISTRATIVE ASSISTANT AND CHANCELLOR’S SCHEDULER
公司名字: University of Washington
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工作描述: 如果您使用屏幕阅读器并在访问我们的网页时遇到任何困难，请致电 206-543-2544 或发送电子邮件，我们将很乐意为您提供帮助。行政助理和校长的日程安排员行政助理兼校长日程安排员
需求编号：239597
部门： 校长办公室
指定部门网址：
工作地点：博塞尔校区
工作地点详细信息：此职位没有可用的远程/远程工作。
发布日期：2024 年 10 月 11 日
结束信息：开放直至满员
工资：每月 5,591 – 6,523 美元
其他补偿：
班次：第一班
福利：作为华盛顿大学的员工，您将享受丰厚的福利和工作/生活计划。有关该职位福利的完整说明，请访问我们的网站，虽然开放直至名额满为止，但优先申请日期为 2024 年 10 月 25 日。作为威斯康辛大学的一名员工，您拥有独特的机会来改变我们校园、州内和世界各地的生活。威斯康辛大学的员工提供无限的能量、创造性的解决问题的能力和奉献精神，以建立更强大的思想和更健康的世界。华盛顿大学的教职员工还在以多样性、智力兴奋、艺术追求和自然美景而闻名的环境中享受卓越的福利、专业发展机会和独特的资源。校长办公室有一个绝佳的机会让行政助理加入他们的团队。行政助理在财政大臣办公室的日常运作中发挥着至关重要的作用，以高水平的机智、自由裁量权和外交能力处理行政和财政职能。该职位负责维持预算合规性，以最大的自由裁量权管理资金，并确保与威斯康星大学博塞尔分校的使命、优先事项和价值观保持一致。该职位需要严格的道德标准、个人诚信、战略和细节导向的思维，以及足智多谋、注重结果的心态。我们期望致力于持续改进质量并为各种内部和外部利益相关者提供卓越的服务。职责和责任对校长办公室的行政支持
- 在高级行政助理的总体指导下，积极主动地管理校长的复杂日程，根据优先事项，运用合理的判断来安排和重新安排约会和会议。此外，为参谋长提供日程安排支持。
- 通过收集和准备会议和日常活动的基本信息（包括为校长准备每日简报材料）来预测校长的需求。
- 为校长、高级行政助理和幕僚长安排旅行行程，包括与其他旅客协调、预订机票、酒店预订、汽车租赁以及处理其他相关活动。编译、记录并与其他员工联络以处理报销材料。确保遵守大学有关差旅和报销的政策。
- 作为校长套房访客的主要联络点，提供帮助、解答询问、回答问题、确保后续行动并维持温馨的环境。
- 使用 SharePoint 和云服务为校长理事会和委员会开发和维护协作工作区。
- 为校长召集的会议提供全面的行政支持，包括预订和设置会议室、提供技术支持以及分发会议材料和笔记。
- 为采购办公用品、采购卡对账、差旅费报销提供财政支持。担任威斯康星大学博塞尔分校财政和审计服务部提供的共享服务计划中校长办公室的负责人。
- 根据华盛顿大学记录管理政策，维护有效的电子文件管理系统，包括机密文件。
- 协助起草、撰写和编辑信件和其他材料，高度准确并注重细节。
- 通过创建页面、发布更新内容和建立链接来维护校长办公室网页。
- 为校园领导的招聘提供行政支持，包括委员会支持、安排候选人面试以及提供技术和面试/访问支持。
财务和运营以及合规性
- 向高级行政助理和办公室主任提供持续的预算建议和指导，包括跟踪收入和支出、设定预算目标、预测支出、协助两年期预算请求，以及主动解决节省和提高效率的问题或机会。
- 与预算经理合作，确保合规性，包括定期预算调节、及时提交 ProCard 报告以及准确的报销请求。
- 监控内部控制并确保遵守合同义务和时间表。监督标准化部门政策和程序的制定、实施和评估。
- 准备和处理财务文书工作，包括采购请求、唯一来源文件、个人服务合同和其他相关文件。
- 协调部门预算，解决出现的任何问题，并为校长办公室提供每月预算报告。
- 管理商业用品的采购，跟踪支出和交付流程。
- 处理校长的差旅费和费用报销，确保遵守大学政策并与威斯康星大学博塞尔分校财政和审计服务部门密切协调。
活动和会议协调
- 代表校长办公室计划、组织和协调会议和活动；包括与校园、大学和外部合作伙伴合作组织物流、与供应商沟通、预订地点和设备以及采购用品和食品。
- 根据需要，协助协调城市官员、捐助者、立法者、华盛顿大学高级领导、华盛顿大学董事会成员和外部董事会成员等知名校园访客的日程和行程。
- 独立管理校长、高级行政助理或幕僚长指定的特殊项目并确定其优先顺序。
- 履行分配的其他相关职责。
最低要求
- 商业、传播或相关领域的学士学位。
- 拥有至少 2 年行政支持经验，具有成熟、机敏、谨慎处理敏感情况和高度机密信息的能力。
同等教育/经验将取代所有最低资格，除非有法律要求，例如许可证/认证/注册。额外要求
- 拥有管理复杂日历和高管差旅的丰富经验。
- 表现出积极主动的精神，能够管理相互竞争的优先事项。
- 表现出组织能力和管理项目的能力。
- 能够在团队环境中以及独立地成功工作。
- 强大的人际交往能力，包括与不同受众进行有效的书面和口头沟通。
- 具有维持和谐关系和有效解决敏感行政问题的能力。
- 能够在截止日期和优先事项不断变化的极具挑战性、大批量的环境中成功执行任务。
- 能够以高度的可靠性、准确性和生产力独立工作。
- 能够解决问题、注重细节、主动行动、预测需求、设定优先级、管理多个项目并做出良好的判断。
- 精通 Microsoft Office。
- 能够与多元化的群体合作。
所需资格
- 能够在有限的指导和指导下快速有效地研究主题/问题。
- 在学院或大学（尤其是分校）有直接经验者优先。
- 了解华盛顿大学系统和程序的工作知识。
- 使用内容管理系统进行网站维护的经验。
- 国家道德政策和规则的工作知识。
雇佣条件
- 面向公众的办公环境
- 工作将在威斯康星大学博塞尔校区进行
- 必须能够偶尔在工作日晚上和周末工作（不频繁）。
申请流程：申请流程可能包括完成各种在线评估，以获得将在评估流程中使用的附加信息。这些评估可能包括工作授权、求职信和/或其他。选择“申请此职位”后，您需要完成的任何评估都会显示在屏幕上。一旦开始评估，就必须在那时完成；如果您未完成评估，下次访问“我的职位”页面时，系统会提示您完成评估。如果您选择稍后领取，它将出现在您的“我的工作”页面上，以便在您准备好访问时领取。请注意，我们不会审核您的申请，并且在完成所有必需的评估之前，您不会被考虑担任该职位。华盛顿大学致力于吸引和留住多元化的员工，将尊重您的经验、观点和独特身份。我们的社区共同努力创造和维护包容、公平和热情的工作和学习环境。所有合格的申请人都将获得就业考虑，无论种族、肤色、宗教、性别、性取向、性别认同、性别表达、国籍、年龄、受保护的退伍军人或残疾人身份或遗传信息。要在申请过程中请求残障人士便利，请联系残障服务办公室，电话 206-543-6450 或 。考虑担任该职位的申请人将被要求披露他们是否是与其当前工作和过去工作中的不当性行为有关的任何已证实的调查结果或当前调查的对象。根据以下规定需要披露
薪资标准: $5591 – 6523 月薪
地点: Seattle, WA
发布日期: Tue, 15 Oct 2024 22:19:24 GMT
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