工作岗位: Administrative Assistant
公司名字: FirstService Residential
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工作描述: 职位描述：职位概述：作为行政助理，您将负责提供各种行政和员工支持服务。执行与物业管理和协会一般业务运营直接相关的办公室工作；可能协助处理员工工资、预算编制、有关运营、人事变动等的记录和报告的控制以及紧急服务职责。您的责任：
- 协调运营报告的收集和准备，例如考勤记录、解雇和新员工。
- 确保正确接听电话，礼貌、准确、及时地处理消息。
- 开始准备管理报告、委员会报告、会议通知（如适用）并提交经理审查和批准。
- 至少每月维护、更新和协调计算机数据库中的居民信息。生成此信息并将其提供给物业经理、董事会和代客泊车服务台。
- 跟踪保险证书请求。维护供应商和单位所有者的保险记录簿。
- 维护供应柜。按照既定采购程序索取所有办公用品和设备。
- 打开和分发邮件，准备应付账款发票和工单并接收票据。对发票进行盖章和编码，供 PM 进行编码和批准。
- 为董事会批准流程召开会议。
- 根据需要使用新的备忘录和政策更新软件包。
- 准备需要董事会批准的任何居民信息包（即架构修改）。
- 协调收到结账声明或保修契约，将其放入文件并发送给公司 A/R，以更改维护优惠券的名称和地址。
- 维护居民公共区域钥匙、发射器和钥匙扣的库存，并根据既定程序根据需要重新订购。根据需要维护销售和现金采购的日志。
- 遵循安全程序并维持安全的工作环境。
- 其他需要履行的职责。
技能和资格：
- 优先考虑商业副学士学位，或同等学历和经验。
- 三 (3) 至五 (5) 年以上相关工作经验。
- 计算机知识： 中级熟练掌握 Microsoft Windows 软件。
- 必须具备强大的行政背景。
- 对客户服务原则和实践有丰富的工作知识。
- 优秀的人际交往、办公室管理和沟通技巧。
- 积极主动，具有出色的沟通、人际交往、客户服务和电话技巧。
身体要求：
- 身体要求包括能够举起 50 磅的重物。
- 站立、坐着、行走，偶尔攀爬。
- 需要长时间在个人电脑前工作。
- 长时间打电话。
- 能够检测听觉和/或视觉紧急警报。
- 能够延长/灵活工作时间、周末工作，并根据需要参加董事会会议。
- 必要时开车。
我们提供什么：作为一名全职员工，您将有资格享受全面的福利，包括您选择的多种医疗计划、牙科和视力计划。此外，您还有资格享受休假福利、带薪假期和公司匹配的 401k 福利。可能需要偶尔出差参加培训和其他公司活动。薪酬：每小时 18.00 美元 – 21.00 美元，每两周支付一次免责声明：本说明中的上述信息旨在表明此分类中员工所执行工作的一般性质和水平。它并非旨在包含或解释为分配到此工作的员工所需的所有职责、责任和资格的全面清单。这并不是一份包罗万象的职位描述；因此，管理层有权随时分配或重新分配该工作的时间表、职责和责任。
薪资标准: $18 – 21 时薪
地点: Charlotte, NC
发布日期: Fri, 01 Nov 2024 04:02:34 GMT
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