工作岗位: Executive Assistant / Job Req 704953315
公司名字: Alameda Alliance for Health
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工作描述: 职位描述：主要职责：指导人力资源部门的所有行政支持职能。在首席人力资源官的全面监督下，履行各种复杂、负责和保密的秘书和行政职责，需要透彻了解组织程序和先例；履行日常文书、行政和秘书职责，支持多个部门。行政助理必须能够独立工作，严格保密，并表现出外交手腕、成熟的判断力和主动性。主要职责包括：
- 筛选发送给首席人力资源官的访客、电话和邮件。
- 通过独立研究和开发会议所需的适当文件来预测办公室和日常活动的需求；确定议题和问题的优先顺序。
- 独立回复日常信件和一般信件。
- 检查所有文档的一致性、语法和拼写。
- 转录相关信件、备忘录、报告和会议记录。
- 有效制定和修订人力资源政策和程序。
- 从非常粗略且复杂的草稿中准备最终形式的材料，这些草稿可能会频繁使用技术术语并结合多个来源的材料。
- 维护预约安排和日历、安排旅行和安排会议、收集信息并联系会议参与者。
- 操作一般办公设备，如个人电脑、复印机、计算器、传真机或其他办公机器。
- 根据需要并按照 CHRO 的指示向部门负责人提供行政支持。
- 以保密的方式管理工作，确保适当地与内部和外部人员共享信息。
- 将履行分配的其他行政支持职责。
该职位的基本职能
- 利用文字处理和其他个人计算机程序准备报告、信件和书面材料。
- 校对和红线工作旨在确保文案、格式、语法、标点符号和句法的准确性。
- 复制、分发、发送（以电子方式和/或通过邮件、快递或快递服务）、归档和以其他方式处理已完成的工作。
- 及时有效地主动监控和回复电话、电子邮件和其他信件。确定询问的性质和目的，并以专业精神传达消息和相关信息。
- 确保首席人力资源官了解时间敏感的事项、冲突或所需采取的行动。
- 维护组织结构图。
- 创建并维护有效的归档系统。
- 按照指示创建、提交并跟踪完成适用的就业验证、新员工和培训请求以及其他文件。
- 确保适用的员工时间表按照薪资时间表获得批准。
- 与领导层合作，按照计划或方向制定并提交每月更新报告和文件。
- 按照指示代表直接经理采取行动和/或撰写和回复信件。
- 接听电话、向相关方提出询问并记录信息。
- 将录音机或笔记中的信息转录到文字处理器中并准备完成的文档。
- 通过邮件或亲自复印、传真和分发文件。
身体要求
- 在办公桌或电脑上进行持续、密切的视觉工作。
- 经常坐在办公桌前工作。
- 使用键盘和/或鼠标持续输入数据。
- 经常使用电话耳机。
- 通过电话、信件或亲自与员工和其他业务伙伴进行频繁的口头和书面沟通。
- 经常提起文件夹和其他重量在 0 到 30 磅之间的物体。
- 经常行走和站立。
- 偶尔驾驶汽车。
受监管员工人数：0最低资格：教育或培训相当于：
- 大学学位（文学士/理学士学位优先）。
- 人力资源证书或认证（强烈推荐）
至少年数的额外相关经验：
- 三至五年相关行政经验。
- 三年近期人力资源经验
特殊资格（技能、能力、执照）：
- 熟练掌握正确的英语用法、语法和标点符号。
- 保持高水平的专业精神和严格的保密性。
- 能够理解并遵循书面和口头指示。
- 与他人合作的能力。
- 必须做出成熟的判断并保守秘密。
- 了解现代办公方法和程序、设备和档案系统。
- 有使用MS Word、Excel、Access和Outlook、Visio、PowerPoint等计算机系统软件的经验。
- 人力资源信息系统经验
- 作为招聘人员制定职位描述的支持；审查新请求；确保内容符合 AAH 政策；确保职称与当前工资/等级表一致；与人力资源经理合作进行等级分配。
- 启动新职位和员工变动的文档沟通，包括需要时的数据输入。
- 分配的其他招聘职能。
- 与他人合作的能力。
- 能够同时处理多个项目。
- 优秀的电话方式。
- 熟练使用高级电话功能，包括电话会议和语音邮件。
- 能够每分钟准确输入至少 70 个单词。
- 完全熟悉与一般法律概念和特定任务领域相关的人力资源术语。
- 熟悉人力资源归档和记录保存实践。
- 较强的组织能力。
- 能够高精度地执行文书任务。
- 熟练使用常用的办公设备，包括计算机、打印机、复印机、传真机、电话和转录机。
- 能够独立工作并作为团队成员，采取主动，确定优先级并监督项目完成。
- 能够在快节奏的环境中有效工作、按时完成、处理多项任务并响应不断变化的优先事项。
- 能够在办公室内以及与公司外部的客户、供应商和其他人建立有效的工作关系。
- 能够执行数学函数 – 加、减、乘、除、处理百分比等。
- 服务导向强。
年薪范围 $69,606.86-$104,410.30该联盟是一个机会均等的雇主，根据资格和优点做出雇佣决定。我们努力在每项工作中拥有最优秀的人才。我们的政策禁止基于种族、肤色、信仰、性别、宗教、退伍军人身份、婚姻状况、登记家庭伴侣身份、年龄、国籍或血统、身体或精神残疾、健康状况、遗传特征、性取向、性别的非法歧视身份或表达，或联邦、州或地方法律规定为非法的任何其他考虑。男/女/兽医/残疾人。
薪资标准: $69606.86 – 104410.3 年薪
地点: Alameda, CA
发布日期: Thu, 12 Sep 2024 01:49:41 GMT
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