工作岗位: Executive Assistant to the Vice President for Student Affairs
公司名字: University of San Diego
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工作描述: 职位名称及部门： 学生事务副校长行政助理；学生事务
发帖#5026
部门描述：秉承天主教传统，学生事务部致力于创造一个包容性的教育环境，激励和支持学生学习和个人发展，服务大学社区，并激励学生为社会做出积极贡献。我们的理念和方法是与学术事务部和大学的所有领域合作，创造一个综合的学习环境。学生事务部是一个充满活力、以学生为中心的学习型组织。我们准备为所有学生创造充满活力和积极的课外学习体验。我们对领导力发展和社会变革的重视使我们能够致力于培养未来的道德领袖，以便在复杂、全球化和不断变化的世界中服务。我们致力于培养归属感，并不断建设一个公正、热情和关爱的社区。
大学简介：圣地亚哥大学是一所现代且积极参与的天主教机构，由圣地亚哥教区和圣心协会于 1949 年创立。自 1972 年以来，圣地亚哥大学由独立董事会管理，始终致力于文科教育立足于并追求真、善、美。受天主教高等教育这一数百年历史传统的启发，大学欢迎各种信仰传统和任何或没有宗教背景的人们。美元未来的成功依赖于那些寻求促进发展和认真对抗的人们的贡献。
详细说明：负责学生事务的副校长执行助理在与该部门多方面的内部和外部活动、举措和项目相关的所有领域向副校长提供行政级别的支持。该角色支持副总裁领导一支由直接报告组成的有效高级管理团队。以高度保密的方式直接与学生、家长、教职员工、管理人员和社区成员合作，解决学生问题，包括小问题和担忧、纪律、家庭危机和其他问题。在确定优先事项并将信息和挑战提请副总统注意时发挥独立判断力和主动性。协助副校长兼董事会学生事务委员会 (SACBOT) 主席规划和执行 SACBOT 季度会议。为副校长担任大学内部和外部的董事会、理事会和工作组成员提供行政级别的支持。管理沟通、信息，并提供与直接下属分配的职责相关的后续行动，以确保完成。研究并提供广泛的旅行行程和简报。管理副总裁的日历，确定时间敏感问题、确定优先级并响应消息、安排会议并提供后续行动。努力预测副总统的需求并发挥主动性。该职位可能会定期被要求领导或参与日常活动范围之外的临时或正在进行的部门/校园项目。该大学寻找对在使命驱动、基于信仰的机构工作有浓厚兴趣的个人。行政助理在与学生合作中的作用以及该职位的职责与大学当代罗马天主教的使命密切相关。职责和责任：对副总统的行政级别支持：
- 担任副总裁的主要幕僚支持。
- 协调和组织副总裁在与部门多方面的内部和外部活动、计划和项目相关的所有领域的优先事项和工作流程。
- 协助为短期和长期战略规划举措提供协调和综合支持。
- 根据指定，为任何内部学生事务委员会或工作组提供复杂的支持和领导。
- 酌情计划、参与部门务虚会以及其他部门范围的会议和论坛并做出贡献。
- 为副校长担任大学内部和外部的董事会、理事会和工作组成员提供支持。
- 管理沟通、信息，并跟踪分配给副总裁的直接报告和校园合作伙伴的职责，以确保完成任务。
- 提醒副总裁任何提请 EA 注意的潜在相关问题和/或事项。
- 酌情对与副总裁讨论的敏感和机密事项以及其他办公室事务行使自由裁量权并严格保密。
- 管理副总裁的日历，确定时间敏感问题、确定优先级并响应消息、安排会议并提供后续行动。
- 确保副总裁准时出席并为预定的会议做好准备。
- 协调每周的 VPSA 理事会会议，包括议程准备和后续行动。
- 在校园内外酌情代表副校长。
- 雇用并监督学生实习生，包括确保所有实习生每学期都签署保密协议。
危机管理：
- 行使独立判断力和主动性，将优先信息和挑战提请副总裁或其他适当管理人员注意。
- 以高度保密的方式独立与学生、家长和社区成员就学生问题进行互动，这些问题包括小问题和担忧、纪律、家庭危机和其他问题。以同理心倾听家长和学生的担忧并协调回应。
董事会和总统内阁：
- 与副校长直接合作，计划并执行董事会学生事务委员会的季度会议。及时记录、汇编和分发会议记录给受托人。
- 协调会议安排的各个方面，包括直接与主席办公室合作、议程准备以及会议准备过程中的其他后勤工作。
- 协助协调学生向委员会的陈述和其他陈述。
- 负责确保 SACBOT 的所有学生会员收到并签署保密协议。
筹款支持：
- 与副校长密切合作，支持和履行其筹款职责，包括管理、培养和征集主要大学捐助者和潜在捐助者。
- 与捐助者、潜在捐助者及其支持人员建立关系，以加强 VP 的筹款工作。安排会议并汇编信息；以专业和保密的方式代表大学。
- 负责更新Advance软件，以反映副总统对捐赠者和潜在捐赠者的培养和管理。
- 与大学关系筹款人员合作和协调，以确保及时沟通有关顶级前景的信息。
特殊雇佣条件：学生事务是一个复杂的部门，对整个大学、各个机构选区、校长、高级行政人员和董事会承担各种责任。行政助理的个性和气质与任何特定技能一样重要。行政助理必须有能力保持专业风范，运用机智和判断力，并保持最严格的保密性。行政助理必须能够根据需要灵活工作，包括周末和晚上。自 2023 年 6 月 1 日起，根据 CDC 的指导，大学强烈鼓励所有校园成员及时了解流感和 COVID-19 疫苗接种建议。有关 USD 的 COVID-19 协议的更多信息，请访问 sandiego.edu/onward。背景调查：成功完成雇佣前背景调查。学位验证要求：担任此职位的人员将被要求提供官方教育成绩单以用于学位验证目的。
职位要求：最低资格：
- 毕业于学院或大学并获得学士学位
- 需要三年行政级别的行政支持经验。
- 出色的书面和口头沟通能力以及出色的批判性倾听和思考能力。
- 对计算机程序和功能有丰富的工作知识。
绩效期望 – 知识、技能和能力：
- 能够在最少的监督下启动、监督、领导、协调和完成各种项目。
- 能够酌情承担领导和责任，并在做出决策时进行独立判断。
- 能够有效激励下属和同事。
- 预测并识别出现的问题、问题和机会，并为员工和/或副总裁提供适当的建议。
- 优秀的人际关系技巧、解决问题的能力以及与大学各部门合作的能力；能够发展和使用同理心倾听技巧，能够进行清晰有效的口头和书面沟通；保持尊重、合作、诚实和足智多谋的态度。
- 作为副校长和大学的代表，展现出最大的专业精神。
- 注重细节，具有出色的组织和时间管理能力；在压力下保持专业性，并能够在快节奏的环境中同时处理多项任务。
- 熟悉相关大学历史、习俗和礼仪、部门结构和系统、财务程序和人事政策。
- 灵活安排工作时间，根据需要允许偶尔的清晨、晚上和周末值班。
发布工资：每小时 30.12 – 37.94 美元；优越的福利圣地亚哥大学提供极具竞争力的福利待遇，包括：医疗、牙科、视力、大学为您提供的退休金以及使用校园健身中心的权利。请访问我们网站的福利部分，查看 USD 提供的所有福利和福利。本帖子中提供的薪资范围反映了我们对该职位合理预期的薪酬。提供或赚取的实际薪酬取决于经验、教育和其他因素，包括部门预算。
特别申请说明：需要简历和求职信单击“立即申请”按钮完成我们的在线申请。此外，请将求职信和简历上传到您的申请资料中，以供招聘经理审核。如果您有任何疑问或困难，请联系就业服务团队：
其他详细信息：工作时间：每周 37.5 小时截止日期：开放直至招满为止注意：外部职位发布将至少保留五天。此后，招聘经理/委员会将在整个发布期间对申请进行审核。可以随时选择候选人，然后可以在早于列出的日期结束此帖子。圣地亚哥大学是一家致力于多元化和包容性的平等机会雇主，对能够为校园社区的多样性和卓越做出贡献的候选人特别感兴趣。圣地亚哥大学是一个无烟校园。欲了解更多信息，请访问发布时间：2024 年 7 月 26 日太平洋夏令时间
申请关闭：
薪资标准: $30.12 – 37.94 时薪
地点: San Diego, CA
发布日期: Sun, 28 Jul 2024 05:31:13 GMT
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